Caja de Ahorro
La Caja de Ahorro para los empleados es un mecanismo financiero que se implementa en algunas empresas con el objetivo de fomentar el ahorro entre sus trabajadores. El funcionamiento de esta, se basa en los aportes periódicos que los empleados voluntariamente autorizan para ser descontados de su salario (por ejemplo, semanal, quincenal o mensual) para ser depositados en su cuenta dentro de la caja de ahorro. Es así como se crea un fondo colectivo con el dinero de todos los empleados, que pueden ser utilizados para otorgar préstamos internos a los mismos empleados a tasas más bajas que las de un banco comercial. La caja de ahorro se entrega al final del año o de un período establecido, en donde se distribuyen los intereses generados por el ahorro entre los participantes de manera proporcional a lo que aportaron (esto en caso de que existan intereses).
Para comenzar a trabajar con la caja de ahorro es esencial indicar en el Catálogo de Empleados que se otorga esta prestación a los trabajadores. Para ello deberás registrar en cada ficha de empleado el porcentaje o monto que se retendrá, esto se hace en la pestaña Cálculos. Recuerda que esta prestación es aplicable únicamente a los trabajadores y no a los Asimilados. Posteriormente en el menú Nóminas>> Caja de Ahorro
Se abrirá la pantalla de Caja de Ahorro
En la caja de ahorro hay dos formas de iniciar a trabajar:
1. Que tengamos que indicar un Saldo Inicial debido a que el control se realizaba en otro lugar distinto a CoFac.
2. Que nuestro control se haya iniciado en CoFac desde el primer momento, solo bastara con asignar el porcentaje de Caja de Ahorro en el Catálogo de Empleados y seguir los movimientos en este menú.
Capturar Saldo Inicial
Para capturar el Saldo Inicial de un empleado sigue los siguientes pasos:
1. Da clic en Saldo Inicial
Se abrirá la ventana Saldo Inicial
2. Captura los datos solicitados, los marcados con * son obligatorios:
Empleado (*): Selecciona al empleado al que se le asignará el saldo inicial.
Fecha de Ingreso: En este campo se asignara de manera automática la Fecha de ingreso del empleado a la empresa.
Saldo (*): Monto que tendrá como saldo inicial en la caja de ahorro.
Comentarios: Campo opcional para notas internas, como “Reinicio de saldo por cambio de Sistema Contable” o “Saldo transferido por cambio en sistema contable” etc.
A continuación se muestra un ejemplo del llenado.
3. al finalizar la captura da clic en Aceptar y repite los pasos anteriores para capturar el saldo inicial de los empleados que necesites.
Regresaras a la pestaña anterior y observaras el Saldo Inicial capturado.
Eliminar Saldo Inicial
Para poder eliminar el Saldo Inicial de un empleado que capturaste mal deberás seleccionarlo y dar clic en Eliminar Saldo Inicial.
Se abrirá la ventana de Confirmación, da clic en Aceptar para eliminar el movimiento que seleccionaste.
Aportaciones realizadas vía nómina
Las aportaciones realizadas vía nómina a la Caja de Ahorro son descuentos que se hacen automáticamente del CFDI de Nómina de un trabajador de acuerdo al porcentaje o monto establecido en la ficha del empleado.
Estas aportaciones se visualizan en esta pantalla y se diferencian del Saldo Inicial ya que el Tipo corresponde a Descuento, así mismo viene el Periodo en el que se hicieron las aportaciones (en este ejemplo es el 18) y en los Comentarios tienen la leyenda: Aportación realizada vía nómina.
Las aportaciones hechas vía Nómina No podrán ser eliminadas a menos que se cancele el CFDI de Nómina en la que se hizo la aportación.
Realizar Entrega
La función Realizar entrega de la Caja de Ahorro te permite devolver al trabajador el dinero que ha acumulado de forma total. Esta entrega puede hacerse en diferentes momentos, dependiendo de las políticas internas de la Empresa o del contrato del trabajador.
El proceso a seguir es el siguiente:
1. Haz clic en Realizar entrega
Se desplegara la ventana Caja de Ahorro para realizar la entrega del ahorro a los empleados con sus intereses en caso de que aplique.
2. Indica la fecha de entrega, para este ejemplo entregaremos el Ahorro el 04/07/2025.
3. Haz clic en Buscar para que se muestren todos los empleados con su saldo a la fecha de pago indicada.
Observaras la lista de los empleados con sus saldos pendientes de entregar.
Asignar Montos
La función sirve para distribuir o capturar Manualmente los importes que se entregarán a cada empleado, generalmente basándose en el saldo pendiente que tiene cada uno en su cuenta de ahorro, así como los intereses (en caso de que apliquen).
Para usar la función, selecciona al empleado que desees entregar su ahorro y da clic en Asignar Montos
Se desplegara la ventana Asignar Montos, captura los siguientes datos solicitados:
Monto (*): Es el importe que vas a entregar al empleado en esta operación. (Recuerda que todos los campos marcados con * son obligatorios de llenar, como en este caso).
Intereses: Captura este dato solo si se le otorgará un monto adicional por concepto de intereses.
A continuación se muestra un ejemplo del captura en donde se le asignan $248.41 de intereses. Al terminar la captura da clic en Aceptar.
Regresarás a la ventana anterior y notarás que se ha asignado el monto e interés a entregar al empleado seleccionado.
Entrega por Layout
Para realizar la entrega de la Caja de Ahorro, primero debemos generar el Layout (listado en Excel) que servirá para indicarle a CoFac los datos de las entregas de forma masiva a todos los trabajadores con sus cantidades correspondientes, para generarlo, daremos clic en Layout
Se generará la plantilla de Excel para asignar los intereses a entregar, por default la columna del interés estará en 0:
Captura los datos, como en el ejemplo que se muestra:
Una vez que tienes lleno tu Layout con la información necesaria guárdalo y regresa a CoFac.
Da clic en Importar.
Se desplegará la ventana para ubicar el archivo con nuestro Layout, selecciónalo y da clic en Abrir.
Los datos se habrán cargado.
Eliminar Entrega
Esta opción permite eliminar movimientos de entrega que hayas generado ya sea por error, quieras modificar algún dato, etc.
Para ello selecciona un Movimiento y haz clic en Eliminar Entrega
Se desplegara la ventana de Confirmación y haz clic en Aceptar para eliminar todos los movimientos de entrega que se generaron en esa fecha.
Ahora nuevamente podrás Realizar Entrega de la Caja de Ahorro con los datos correctos.
Estado de Cuenta
El estado de cuenta es un reporte detallado de la Caja de Ahorro del empleado seleccionado, que muestra el historial de cargos (Aportaciones) y abonos (Entregas) , así como los saldos actualizados.
Se puede usar para seguimiento interno o para entregárselo al empleado cuando lo solicita.
Para generarlo seleccione al empleado que necesite y de clic en Estado de Cuenta.
Se generara un Excel con el estado de cuenta:
Mostrar Saldos
Los saldos son un reporte detallado de la Caja de Ahorro de los empleados, que muestra el total de aportaciones, Entregas, Saldos e Intereses.
Para generarlo da clic en Mostrar Saldos.
Se Abrirá la ventana periodicidad en donde seleccionarás la periodicidad (Todas, Diaria, Semanal, Decenal, Catorcenal, Quincenal, Mensual) de los empleados que deseas visualizar sus saldos. Para este ejemplo seleccionaremos Semanal
Una vez seleccionada da clic en Aceptar.
Se generará en Excel un listado con el saldo por empleado de la Caja de Ahorro.
Filtros
Estos filtros te sirven para reducir la cantidad de información que ves, mostrando solo lo que necesitas, localizando rápidamente la aportación de un empleado en específico, para comparar aportaciones entre empleados y analizar datos como: montos, fechas, etc. Los filtros que puedes utilizar son los que se muestran a continuación.
Filtrar Por Periodo
Marcada la casilla ✓ Filtrar por Periodo
Da clic en ▼ para seleccionar el año y mes que quieras consultar.
Para este ejemplo seleccionaremos solo los del mes de Junio del 2025
Filtraje
El panel de filtraje te ayuda a buscar préstamos otorgados a empleados según distintos parámetros, como tipo de préstamo, empleado, fechas, entre otros.
Para ello da clic en Filtro.
Se abrirá el panel de Filtraje en donde podrás capturar los parámetros de búsqueda.
En este ejemplo te mostraremos como consultar las aportaciones de tipo descuento de JUAN PEREZ, para ello marcaremos la casilla ✓ Tipo seleccionando
Igual ▼ y Descuento ▼ y marcaremos la casilla ✓ Empleado seleccionando Igual ▼ y escribiremos el nombre del empleado, posteriormente da clic en Filtrar.
Observarás las aportaciones de tipo Descuento de JUAN PEREZ
Para quitar el filtro, dar clic nuevamente en Filtro y desmarcar las casillas y dar clic en Filtrar, podrás aplicar los criterios de búsqueda las veces que lo necesites.
Páginas
Los resultados a mostrar por página, podrás seleccionarlos dando clic en 100 ▼ que son los resultados que se encuentran por default, y selecciona la cantidad que necesites, las opciones a elegir se desplegarán:
igualmente con los botones |<, <, >, >|, podrás pasar de una página a otra.
En esta imagen, indicamos que CoFac nos muestre 100 resultados (existen 20, y por esta razón es que existe solamente 1 página).
Cálulo y Timbrado de Entrega
Para visualizar como realizar el pre-cálculo, cálculo y timbrado del CFDI de nómina extraordinaria por la entrega de la Caja de Ahorro da clic Aquí ya que esta sección corresponde a los cálculos de nómina.
Si tienes dudas o comentarios, contacta con tu distribuidor autorizado o escríbenos a soporte@cofac.mx