Cálculo de Nómina
Para realizar el cálculo de nómina primero deberás haber hecho las configuraciones Globales o /y de Empresa, así como tener las tablas actuales (UMA, de ISR, días festivos, etc) para el año del cálculo que realizarás.
Realiza tus cálculos, pre cálculos, y CFDI's de Nómina que necesites en el menú Nómina>>Cálculos de Nómina
Pre-Cálculo de Nómina
Para hacer el pre-cálculo de nómina deberás tener seleccionado el año (da clic en ▼ donde dice Mostrar Año para seleccionar el año de tu pre-cálculo de nómina (en caso de ser uno distinto al corriente ya que es el que aparece por default) y después da cli en nómina
1. Selecciona la periodicidad de pago: Semanal, decenal, catorcenal, quincenal o mensual. Para este ejemplo seleccionamos Semanal
2. Selecciona el periodo correspondiente al cálculo, en este ejemplo seleccionamos el 01 que es del 26/12/22 al 01/01/2023.
3. Por default estará marcada la casilla ✓ Pre-Cálculo, para realizarlo verifica que sí este marcada con ✓.
4. Asigna la fecha de pago, en este ejemplo será el 02/01/2023.
Al finalizar da clic en Aceptar y se mostrarán los resultados del pre-cálculo de todos los Empleados con esta periodicidad de pago:
Da clic en Cerrar para después de visualizado cerrarlo, también podrás dar clic en Exportar para abrirlo en un documento de Excel. Para este ejemplo dimos clic en Exportar y nos desplegó el documento de la siguiente manera:
Cálculo de Nómina
Para realizar el cálculo de nómina repite los pasos anteriores, pero desmarca la casilla Pre-cálculo indicada en el paso 3, para deshabilitar el pre-cálculo. Quedando de la siguiente manera:
Da clic en Aceptar para ver los resultados del cálculo, los cuales se mostrarán igual que en el apartado de Pre-Cálculo:
Da clic en Cerrar para después de visualizado cerrarlo, también podrás dar clic en Exportar para abrirlo en un documento de Excel como en el caso del Pre-cálculo. Si das clic en Cerrar el cálculo se verá aquí:
Cálculo de Nómina para algunos Empleados
También podrás realizar cálculos y pe-cálculos de nómina de uno o varios Empleados:
1. Selecciona el año (en caso de ser uno distinto al corriente ya que es el que aparece por default) y después da clic en Nómina
2. Selecciona la periodicidad de pago: Semanal, decenal, catorcenal, quincenal o mensual. Para este ejemplo seleccionamos Semanal
3. Selecciona el periodo correspondiente al cálculo, en este ejemplo seleccionamos el 02 que es del 02/01/23 al 08/01/2023.
4. Marca o desmarca la casilla ✓ Pre-Cálculo, márcala con ✓ si necesitas solo el pre-cálculo y desmárcala si necesitas hacer el cálculo .
5. Asigna la fecha de pago, en este ejemplo será el 09/01/2023.
6. Da clic en ✓ Habilitar el cálculo para algunos empleados, escribe el número de trabajador que desees calcular, si son varios sepáralos con coma (los Empleados deben ser de la misma periodicidad de pago).
7. Por último da clic en Aceptar, el cálculo se mostrará de la siguiente manera:
En donde podrás dar clic en Cerrar para después de visualizado cerrarlo, también podrás dar clic en Exportar para abrirlo en un documento de Excel como en el caso del Pre-cálculo.
Si das clic en Cerrar el cálculo se verá aquí (incluso podrás ver el número de Empleados que se incluyeron en el cálculo:
Emisión de CFDI de Nómina de forma manual
También podrás crear tus CFDI's de Nómina de forma manual desde el menú Comprobantes>>Comprobantes Emitidos, se recomienda utilizar este método para los casos especiales en que CoFac no realiza el cálculo de nómina. Da clic Aquí para ver el procedimiento.
Cancelar y Eliminar un Cálculo de Nómina
Para cancelar un cálculo de nómina deberás dar clic en él para seleccionarlo (se marcará en color azul indicando la selección) y da clic en Cancelar Cálculo
Se abrirá el cuadro de diálogo de confirmación, en el que deberás dar clic en Aceptar
Se abrirá el cuadro de diálogo en el que se confirma que se realizó la cancelación del cálculo de nómina indicando los Empleados contenidos en el cálculo. Da clic en Cerrar
Cancelar y Eliminar un Cálculo de Nómina de un Empleado
Para cancelar y eliminar el cálculo de nómina de un solo empleado o de algunos, da clic en el cálculo general en el que se encuentren los que necesitas cancelar para seleccionarlo (s) y después da clic en CFDI's
Podrás ver los cálculos individuales de los Empleados en la ventana que se despliega:
Selecciona el o los cálculos que necesites cancelar y da clic en Cancelar
Se abrirá el cuadro de diálogo de Confirmación en el que deberás dar clic en Aceptar
Se abrirá la ventana Cancelación de Timbrado en la cual se informa sobre los cálculos de nómina que se están cancelando (si estuvieran timbrados se cancelaría el cálculo y el timbrado) en este caso como no se ha timbrado el cálculo de nómina solamente se estaría cancelando el cálculo. Da cli en Cerrar.
Al cerrar la ventana a anterior, nos regresará a la ventana CFDI's de Nómina en la que podremos ver que ya no están los cálculos que se cancelaron, da clic en Cerrar.
Timbrado del Cálculo de Nómina
Para timbrar un cálculo de Nómina, selecciona el cálculo (también puedes seleccionar varios que tengas sin timbrar) y da clic en Timbrar.
Se abrirá la ventana Timbrado en la que podrás ver el progreso de timbrado y al finalizar te informará que se realizó con éxito, habilitando el botón Cerrar en donde debes dar clic.
Podrás ver el % de timbrado, deberá de ser 100% si se timbro el cálculo de todos los empleados, de no ser así, marcará un % menor:
Enviar CFDI's de Nómina
Selecciona el cálculo del que necesites Enviar por correo los CFDI's, da clic en Enviar para enviar a los correos que hayas indicado.
Da clic en Enviar y verás que se despliegan 2 opciones:
Enviar al Empleado: Da clic aquí si quieres que cada CFDI se envíe al correo que diste de alta en la información Personal del Empleado
Enviar a la Empresa: Da clic aquí si necesitas que los CFDI's se envíen por correo a la Empresa.
Para este ejemplo daremos clic en Enviar a la Empresa
Se abrirá la ventana Selector de CFDI en la que deberás seleccionar los CFDI's que necesitas enviar, para este ejemplo los seleccionaremos todos. Una vez hecha la selección da cli en Aceptar
Se desplegará la ventana Envío de CFDI's por Correo Electrónico en el que deberás indicar el correo al que se enviará y podrás escribir un texto en el cuerpo del correo, y al finalizar da clic en Aceptar como en el siguiente ejemplo:
En la ventana Envío por Correo podrás ver el progreso del envío y al finalizar da cli en Cerrar
Enviar 1 CFDI de un cálculo de Nómina
Dentro de un cálculo de nómina se encuentran todos los Empleados que se hayan calculado correspondientes a un periodo en específico, por ejemplo en un cálculo pueden encontrarse todos los Empleados a los que se les paga de forma semanal, pero si solamente quiero enviar 1 CFDI que se encuentra en este cálculo, deberás dar clic en el cálculo para seleccionarlo y posteriormente en Enviar - Enviar a Empleados
Se abrirá la ventana Selector de CFDI en el cual deberás seleccionar el o los Empleados a quienes necesites enviarles el CFDI de nómina, después da cli en Aceptar
Se abrirá la ventana Envío por Correo en la cual podrás ver el avance del envío, al finalizar da clic en Cerrar
Cancelar timbrado de Nómina
El proceso de cancelación de timbrado de nómina requiere primero cancelar el cálculo de nómina, para posteriormente cancelar el CFDI y poder realizar nuevamente el cálculo mismo que podrá timbrarse nuevamente con las correcciones realizadas, ya sea de 1, 2 o 3 empleados, o de todos los contenidos en el cálculo.
Cancelar todo el cálculo y timbrado de Nómina Motivo 01
Para cancelar el timbrado y cálculo de nómina de todos los CFDI´s contenidos en el cálculo de nómina da clic en el cálculo para seleccionarlo y después da clic en Cancelar Cálculo
Se abrirá la ventana Motivo de Cancelación en la que deberás indicar el motivo, en este ejemplo marcaremos ◉ 01 - El CFDI contiene el errores y se re facturará, pero el mismo Empleado, después da clic en Aceptar.
Posteriormente se abrirá el cuadro de diálogo Cancelación de Nómina en la que se muestran los CFDI´s que contiene el cálculo, da clic en Cerrar
Con esta acción haz cancelado y eliminado el cálculo de nómina, si la cancelación fue porque falto agregar alguna incidencia, captúrala o haz los cambios de corrección necesarios. Cuando estén listos, da clic en Nómina para hacer el:
Re cálculo de nómina
Selecciona el periodo que necesitas recalcular y da clic en Aceptar:
Se abrirá el cuadro de diálogo Cálculo de Nómina en el que podrás verificar que sea correcto, si es así, da clic en Cerrar
Reexpedición del cálculo y timbrado.
Con el cálculo seleccionado, da clic en Timbrar
Se abrirá la siguiente ventana Seleccionar CFDI que está siendo Sustituido por el nuevo recibo en el cual como el nombre indica, seleccionaremos el CFDI que se sustituirá y da clic en Aceptar:
Nos mostrará por breves segundos la pantalla de Timbrado de Nómina y nos regresará a la ventana Seleccionar CFDI que está siendo Sustituido por el nuevo recibo para seleccionar el siguiente CFDI y da clic en Aceptar:
Una vez más se repetirá el proceso anterior, hasta completar la sustitución de cada CFDI contenido en el Cálculo cancelado.
Al terminar la relación de los CFDI's nos mostrará la ventana Timbrado de Nómina con la información de cada CFDI indicando que el timbrado fue exitoso, da clic en Cerrar
Cancelar timbrado de Nómina de un Empleado, motivo 02
Este procedimiento será útil cuando existen errores en el CFDI de un Empleado y el resto de los CFDI's del cálculo están bien.
Selecciona el cálculo en el que está la nómina del Empleado y da clic en CFDI's
Se abrirá la ventana CFDI's de Nómina en la que seleccionaremos el CFDI que necesitamos Cancelar.
Se abrirá la ventana Motivo de Cancelación en la que deberás indicar el motivo, en este ejemplo marcaremos ◉ 02 - El CFDI contiene el errores y se re facturará, pero el mismo Empleado, después en Aceptar.
Una vez seleccionado el motivo, se desplegará el cuadro de diálogo Cancelación de Timbrado en la que podrás ver que se canceló con éxito, da clic en Cerrar
Realiza el cálculo correcto y tímbralo.
Ver CFDI's Cancelados por Cálculo
Para ver los CFDI's que hemos cancelado de nóminas dentro de un cálculo, selecciónalo y da clic en CFCI's
Se abrirá la ventana CFDI's de Nómina en donde podrás ver los CFDI's vigentes del cálculo en la 1er pestaña y para ver los Cancelados, da clic en la pestaña Cancelados
Se mostrarán de la siguiente manera:
Ver PDF del cálculo del CFDI de Nómina
Selecciona el cálculo de nómina que deseas visualizar y da clic en CFDI's
Se abrirá la ventana CFDI'S de Nómina en la que podrás visualizar los CFDI's correspondientes a cada Empleado en este cálculo de nómina, selecciona el que necesites ver y da clic en PDF-Mostrar
Tu PDF se mostrará de la siguiente manera:
Si necesitas Imprimir o Guardar el PDF en alguna carpeta externa a CoFac, podrás hacerlo de la misma forma pero al dar clic en PDF selecciona la opción correspondiente a la acción que quieres realizar.
Filtros de Búsqueda
En el apartado de Nómina se encuentra la opción de Filtro
Con esta opción podremos realizar búsquedas por *Año, Periodo o Periodicidad
Filtro por Año
Si queremos ver los cálculos de nómina del año 2019, daremos cli en la casilla ✓ Año y en el campo en blanco escribe el que necesites ver y da clic en Filtrar
Filtro por Periodo
Da clic en Filtro, activa la ✓ Periodo y en el campo en blanco escribe el que necesites ver y por último da clic en Filtrar para ver los resultados como se muestra en la siguiente imagen:
Filtro por Periodicidad
Da clic en Filtro, activa la ✓ Periodicidad y selecciona el que necesites (para este ejemplo seleccionamos el Quincenal), y por último da clic en Filtrar para ver los resultados como se muestra en la siguiente imagen:
Si tienes dudas o comentarios, contacta con tu distribuidor autorizado o escríbenos a contacto@aipisoft.com.mx